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Coordinador de Oficina
Tiempo Completo
Soporte de Negocios
CDMX, México | Mex HQ
Rango Salarial: US$36,000.00 a US$120,000.00* Anualmente
* Dependiendo de la experiencia, capacidades y desempeño
CA-BS-96420
Descripción del trabajo
Responsabilidades clave:
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Recibir y atender a visitantes, clientes y empleados, creando un ambiente acogedor y profesional.
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Gestionar las comunicaciones entrantes y salientes, incluyendo llamadas telefónicas, correos electrónicos y distribución de correspondencia.
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Coordinar la programación de reuniones, citas y salas de conferencias para optimizar el uso de los recursos de la oficina.
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Mantener y solicitar el material de oficina, controlando el inventario y negociando con los proveedores para obtener los mejores precios.
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Organizar el mantenimiento y las reparaciones del equipo y las instalaciones de la oficina para garantizar un espacio de trabajo funcional.
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Preparar y distribuir comunicaciones internas, memorandos y avisos al personal.
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Apoyar las actividades de RR. HH., como la incorporación de nuevos empleados, el mantenimiento de los expedientes del personal y la coordinación de sesiones de formación.
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Colaborar con las tareas básicas de contabilidad, incluyendo el control de gastos y la gestión de la caja chica.
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Organizar eventos, reuniones y actividades de trabajo en equipo para fomentar una cultura de trabajo positiva.
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Mantener las bases de datos y los sistemas de archivo de la oficina, garantizando la precisión y la confidencialidad.
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Coordinar los viajes y los itinerarios del personal según sea necesario.
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Garantizar el cumplimiento de las normas de salud y seguridad, promoviendo un entorno de trabajo seguro.
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Colaborar con los equipos de TI e instalaciones para abordar las necesidades técnicas y ambientales.
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Apoyar la preparación de documentos, incluyendo impresión, copiado, escaneo y archivo.
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Manejar la información confidencial con discreción y profesionalismo.
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Responder con prontitud a las consultas de los empleados sobre los procedimientos y políticas de la oficina.
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Gestionar las relaciones con proveedores externos y prestadores de servicios.
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Supervisar y mantener la limpieza y organización general de la oficina.
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Asistir a la gerencia en proyectos puntuales y tareas de apoyo administrativo.
Key Activities:
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Recibir y atender a visitantes, clientes y personal en recepción.
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Gestionar las comunicaciones entrantes y salientes (llamadas, correos electrónicos, correspondencia).
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Programar reuniones y citas para el personal y los ejecutivos.
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Mantener el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.
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Coordinar el mantenimiento y las reparaciones de equipos e instalaciones de oficina.
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Preparar y distribuir comunicaciones internas, memorandos o avisos.
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Gestionar las salas de reuniones y los espacios de oficina compartidos para garantizar su disponibilidad y limpieza.
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Apoyar los procesos de RR. HH. y de incorporación (p. ej., preparar kits de bienvenida, recopilar documentos).
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Asistir en el seguimiento de gastos y el manejo de caja chica.
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Mantener actualizados los registros y bases de datos, como las listas de contactos y los archivos de proveedores.
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Ayudar a organizar eventos de oficina, actividades de team building o reuniones.
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Garantizar el cumplimiento de las normas de salud y seguridad en el lugar de trabajo.
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Coordinar con proveedores y prestadores de servicios (p. ej., limpieza, soporte informático, catering).
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Coordinar los viajes y los itinerarios del personal.
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Asistir con la preparación, archivo, impresión y copiado de documentos.
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Apoyar las tareas básicas de contabilidad o colaborar con los equipos financieros.
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Manejar documentos confidenciales con discreción y profesionalismo.
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Responder a las consultas de los empleados sobre procedimientos administrativos.
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Actualizar y mantener el manual de procedimientos de la oficina según sea necesario.
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Supervisar la limpieza y organización general de la oficina para mantener un ambiente profesional.
Habilidades y calificaciones clave:
Creatividad y capacidad de pensar fuera de lo común.
Habilidades y calificaciones clave:
Creatividad y capacidad de pensar fuera de lo común.
Experiencia laboral:
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Horario de trabajo diario:
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¡Lo que ofrecemos!
En nuestra organización, trabajamos arduamente para establecer un ambiente acogedor que atraiga y retenga a personas excelentes. Somos conscientes de la importancia de un entorno laboral propicio para el éxito y la felicidad de nuestros empleados. Aquí hay un resumen de la cultura laboral ideal que ofrecemos para atraer a todos los aspirantes a empleo:
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Una cultura inclusiva y diversa es importante para nosotros porque creemos que diferentes puntos de vista y experiencias fomentan una mejor creatividad y resolución de problemas. Cada empleado se siente aceptado, valorado y empoderado para ofrecer sus pensamientos y experiencias especiales porque promovemos una atmósfera inclusiva.
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Alentamos trabajo en equipo y colaboración porque sabemos que cuando las personas trabajan juntas, normalmente obtienen los mejores resultados. Para crear un lugar de trabajo amigable y de apoyo, promovemos la comunicación abierta, el intercambio de ideas y la cooperación interfuncional.
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Oportunidades de Crecimiento y Desarrollo: Damos alta prioridad al desarrollo continuo de nuestros trabajadores. Para mejorar sus habilidades y experiencia, ofrecemos una variedad de programas de aprendizaje y desarrollo, oportunidades de tutoría y capacitación continua. Brindamos a los empleados una trayectoria profesional clara y los ayudamos a alcanzar sus objetivos profesionales.
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Equilibrio trabajo-vida: Somos conscientes de lo crucial que es mantener un equilibrio positivo entre la vida laboral y personal. Alentamos a los empleados a tomarse un tiempo libre para recuperarse y perseguir sus intereses personales y ofrecemos horarios de trabajo flexibles, oportunidades de trabajo remoto (cuando corresponda) y otros beneficios. Creemos que tener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal hace que las personas sean más felices y más eficaces.
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Reconocer y recompensar el trabajo duro y las contribuciones de los empleados es importante para nosotros. Ofrecemos beneficios y paquetes salariales atractivos que están en línea con los estándares de la industria, y tenemos un programa de reconocimiento estructurado que reconoce los logros excelentes.
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Apoyo al empleado: Damos una alta prioridad al apoyo y bienestar de nuestros empleados. Brindamos acceso a servicios para la salud física y mental, así como pólizas de seguro de salud integrales, iniciativas y programas de bienestar. Alentamos al personal a expresar sus inquietudes o pedir ayuda cuando sea necesario y mantenemos una política de puertas abiertas.
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Entorno para la Innovación y la Creatividad: Promovemos un ambiente para la innovación y la creatividad. Brindamos a los trabajadores la libertad, la autonomía y los recursos que necesitan para probar conceptos novedosos, ideas innovadoras y tecnologías de vanguardia. Apoyamos cuestionar el statu quo y realizar mejoras continuas en nuestros procedimientos y productos.
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Responsabilidad social y sostenibilidad son importantes para nosotros porque queremos tener una influencia beneficiosa tanto en las personas como en el medio ambiente. Ofrecemos oportunidades de voluntariado, programas de sustentabilidad y actividades de responsabilidad social corporativa para que los miembros del personal puedan apoyar causas valiosas y cambiar el mundo.
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Comunicación transparente: Apoyamos las líneas abiertas de comunicación y la educación del personal sobre nuevas iniciativas, objetivos y tácticas. Tenemos ayuntamientos regulares, reuniones de equipo y ofrecemos vías para comentarios y opiniones. Valoramos la conversación sincera y agradecemos las ideas y aportes de los empleados.
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Actividades divertidas y atractivas: Estamos comprometidos a fomentar un ambiente de trabajo positivo. Planificamos eventos sociales, ejercicios de formación de equipos y celebraciones conjuntas de hitos y logros. Apoyamos un ambiente optimista y acogedor donde florecen el humor y la creatividad.
Beneficios
Salud y bienestar
Acondicionamiento físico y recreación
Seguro de Gastos Médicos Mayores (SGMM)
Seguro de vida
Educación continua
Formación y educación general
Idioma extranjero
Familia
Programación flexible
Cuidado de los niños
Finanzas
Plan de retiro
Bonificación / Compensación
Tiempo Libre
Tiempo pagado por enfermedad
Baja por enfermedad
Beneficios para Oficiales, Soldados y Marinos Retirados
Descuentos Especiales
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