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Coordinador de Oficina

Tiempo Completo

Soporte de Negocios

CDMX, México | Mex HQ

Rango Salarial: US$36,000.00 a US$120,000.00* Anualmente

* Dependiendo de la experiencia, capacidades y desempeño

CA-BS-96420

Descripción del trabajo

El Coordinador de Oficina es responsable de garantizar el funcionamiento eficiente y fluido del entorno de oficina. Este puesto sirve como punto de contacto central para el personal, visitantes y proveedores, gestionando las tareas administrativas, la logística de la oficina y el flujo de comunicación. El candidato ideal es organizado, proactivo y capaz de realizar múltiples tareas en un entorno dinámico.

Responsabilidades clave:

  • Recibir y atender a visitantes, clientes y empleados, creando un ambiente acogedor y profesional.

  • Gestionar las comunicaciones entrantes y salientes, incluyendo llamadas telefónicas, correos electrónicos y distribución de correspondencia.

  • Coordinar la programación de reuniones, citas y salas de conferencias para optimizar el uso de los recursos de la oficina.

  • Mantener y solicitar el material de oficina, controlando el inventario y negociando con los proveedores para obtener los mejores precios.

  • Organizar el mantenimiento y las reparaciones del equipo y las instalaciones de la oficina para garantizar un espacio de trabajo funcional.

  • Preparar y distribuir comunicaciones internas, memorandos y avisos al personal.

  • Apoyar las actividades de RR. HH., como la incorporación de nuevos empleados, el mantenimiento de los expedientes del personal y la coordinación de sesiones de formación.

  • Colaborar con las tareas básicas de contabilidad, incluyendo el control de gastos y la gestión de la caja chica.

  • Organizar eventos, reuniones y actividades de trabajo en equipo para fomentar una cultura de trabajo positiva.

  • Mantener las bases de datos y los sistemas de archivo de la oficina, garantizando la precisión y la confidencialidad.

  • Coordinar los viajes y los itinerarios del personal según sea necesario.

  • Garantizar el cumplimiento de las normas de salud y seguridad, promoviendo un entorno de trabajo seguro.

  • Colaborar con los equipos de TI e instalaciones para abordar las necesidades técnicas y ambientales.

  • Apoyar la preparación de documentos, incluyendo impresión, copiado, escaneo y archivo.

  • Manejar la información confidencial con discreción y profesionalismo.

  • Responder con prontitud a las consultas de los empleados sobre los procedimientos y políticas de la oficina.

  • Gestionar las relaciones con proveedores externos y prestadores de servicios.

  • Supervisar y mantener la limpieza y organización general de la oficina.

  • Asistir a la gerencia en proyectos puntuales y tareas de apoyo administrativo.

Key Activities:

  • Recibir y atender a visitantes, clientes y personal en recepción.

  • Gestionar las comunicaciones entrantes y salientes (llamadas, correos electrónicos, correspondencia).

  • Programar reuniones y citas para el personal y los ejecutivos.

  • Mantener el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.

  • Coordinar el mantenimiento y las reparaciones de equipos e instalaciones de oficina.

  • Preparar y distribuir comunicaciones internas, memorandos o avisos.

  • Gestionar las salas de reuniones y los espacios de oficina compartidos para garantizar su disponibilidad y limpieza.

  • Apoyar los procesos de RR. HH. y de incorporación (p. ej., preparar kits de bienvenida, recopilar documentos).

  • Asistir en el seguimiento de gastos y el manejo de caja chica.

  • Mantener actualizados los registros y bases de datos, como las listas de contactos y los archivos de proveedores.

  • Ayudar a organizar eventos de oficina, actividades de team building o reuniones.

  • Garantizar el cumplimiento de las normas de salud y seguridad en el lugar de trabajo.

  • Coordinar con proveedores y prestadores de servicios (p. ej., limpieza, soporte informático, catering).

  • Coordinar los viajes y los itinerarios del personal.

  • Asistir con la preparación, archivo, impresión y copiado de documentos.

  • Apoyar las tareas básicas de contabilidad o colaborar con los equipos financieros.

  • Manejar documentos confidenciales con discreción y profesionalismo.

  • Responder a las consultas de los empleados sobre procedimientos administrativos.

  • Actualizar y mantener el manual de procedimientos de la oficina según sea necesario.

  • Supervisar la limpieza y organización general de la oficina para mantener un ambiente profesional.

Habilidades y calificaciones clave:

Creatividad y capacidad de pensar fuera de lo común.

Habilidades y calificaciones clave:

Creatividad y capacidad de pensar fuera de lo común.

Experiencia laboral:

  • Soy un párrafo. Haga clic aquí para agregar su propio texto y editarme. Es fácil.

Horario de trabajo diario:

  • Soy un párrafo. Haga clic aquí para agregar su propio texto y editarme. Es fácil.

¡Lo que ofrecemos!

En nuestra organización, trabajamos arduamente para establecer un ambiente acogedor que atraiga y retenga a personas excelentes. Somos conscientes de la importancia de un entorno laboral propicio para el éxito y la felicidad de nuestros empleados. Aquí hay un resumen de la cultura laboral ideal que ofrecemos para atraer a todos los aspirantes a empleo:
 

  1. Una cultura inclusiva y diversa es importante para nosotros porque creemos que diferentes puntos de vista y experiencias fomentan una mejor creatividad y resolución de problemas. Cada empleado se siente aceptado, valorado y empoderado para ofrecer sus pensamientos y experiencias especiales porque promovemos una atmósfera inclusiva.

  2. Alentamos trabajo en equipo y colaboración porque sabemos que cuando las personas trabajan juntas, normalmente obtienen los mejores resultados. Para crear un lugar de trabajo amigable y de apoyo, promovemos la comunicación abierta, el intercambio de ideas y la cooperación interfuncional.

  3. Oportunidades de Crecimiento y Desarrollo: Damos alta prioridad al desarrollo continuo de nuestros trabajadores. Para mejorar sus habilidades y experiencia, ofrecemos una variedad de programas de aprendizaje y desarrollo, oportunidades de tutoría y capacitación continua. Brindamos a los empleados una trayectoria profesional clara y los ayudamos a alcanzar sus objetivos profesionales.

  4. Equilibrio trabajo-vida: Somos conscientes de lo crucial que es mantener un equilibrio positivo entre la vida laboral y personal. Alentamos a los empleados a tomarse un tiempo libre para recuperarse y perseguir sus intereses personales y ofrecemos horarios de trabajo flexibles, oportunidades de trabajo remoto (cuando corresponda) y otros beneficios. Creemos que tener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal hace que las personas sean más felices y más eficaces.

  5. Reconocer y recompensar el trabajo duro y las contribuciones de los empleados es importante para nosotros. Ofrecemos beneficios y paquetes salariales atractivos que están en línea con los estándares de la industria, y tenemos un programa de reconocimiento estructurado que reconoce los logros excelentes.

  6. Apoyo al empleado: Damos una alta prioridad al apoyo y bienestar de nuestros empleados. Brindamos acceso a servicios para la salud física y mental, así como pólizas de seguro de salud integrales, iniciativas y programas de bienestar. Alentamos al personal a expresar sus inquietudes o pedir ayuda cuando sea necesario y mantenemos una política de puertas abiertas.

  7. Entorno para la Innovación y la Creatividad: Promovemos un ambiente para la innovación y la creatividad. Brindamos a los trabajadores la libertad, la autonomía y los recursos que necesitan para probar conceptos novedosos, ideas innovadoras y tecnologías de vanguardia. Apoyamos cuestionar el statu quo y realizar mejoras continuas en nuestros procedimientos y productos.

  8. Responsabilidad social y sostenibilidad son importantes para nosotros porque queremos tener una influencia beneficiosa tanto en las personas como en el medio ambiente. Ofrecemos oportunidades de voluntariado, programas de sustentabilidad y actividades de responsabilidad social corporativa para que los miembros del personal puedan apoyar causas valiosas y cambiar el mundo.

  9. Comunicación transparente: Apoyamos las líneas abiertas de comunicación y la educación del personal sobre nuevas iniciativas, objetivos y tácticas. Tenemos ayuntamientos regulares, reuniones de equipo y ofrecemos vías para comentarios y opiniones. Valoramos la conversación sincera y agradecemos las ideas y aportes de los empleados.

  10. Actividades divertidas y atractivas: Estamos comprometidos a fomentar un ambiente de trabajo positivo. Planificamos eventos sociales, ejercicios de formación de equipos y celebraciones conjuntas de hitos y logros. Apoyamos un ambiente optimista y acogedor donde florecen el humor y la creatividad.

Beneficios

Salud y bienestar

Acondicionamiento físico y recreación

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Seguro de Gastos Médicos Mayores (SGMM)

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Seguro de vida

Educación continua

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Formación y educación general

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Idioma extranjero

Familia

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Programación flexible

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Cuidado de los niños

Finanzas

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Plan de retiro

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Bonificación / Compensación

Tiempo Libre

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Tiempo pagado por enfermedad

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Baja por enfermedad

Beneficios para Oficiales,  Soldados y Marinos Retirados

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Descuentos Especiales

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Special Learning Programs

DISCLAIMER

Estamos orgullosos de fomentar un lugar de trabajo libre de discriminación. Creemos firmemente que la diversidad de experiencias, perspectivas y antecedentes conducirá a un mejor entorno para nuestros empleados y un mejor producto para nuestros usuarios y creadores. Esto es algo que valoramos profundamente y animamos a todos a ser parte de cambiar la forma en que el mundo.

IMPORTANTE: ganancias y renuncias legales Carlos Ayala es un profesional de seguridad y marketing en Internet y sus resultados no son los típicos. Tus experiencias no son una garantía de que ganarás dinero. Puedes hacer más, menos o lo mismo o nada en absoluto. Esto es puramente educativo. No se garantizan ingresos.

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